Benutzerfreundlichkeit, Funktionsvielfalt und Flexibilität

Hinter den Kulissen hat die Nr. 1 unter den Sonnenstudios mit ELOprofessional ihre Prozesse fit gemacht. Informationen stehen den Mitarbeitern jetzt auf Knopfdruck zur Verfügung. Direkte Anfragen von Kunden und Lieferanten können sofort am Telefon beantwortet werden. Ergebnis: Zufriedene Kunden und hoch motivierte Mitarbeiter.

Entspannte Prozesse führen bei der SUNPOINT Holding GmbH & Co. KG zu entspannten Mitarbeitern und glücklichen Kunden. Der bundesweite Franchisinggeber für Sonnenstudios gehört mit einem Jahresumsatz von ca. 205 Mio. Euro unter den Sonnenstudios zur Nummer eins in Deutschland. Das oberste Ziel der SUNPOINT ist die Zufriedenheit der Kunden und Partner. Durch den wachsenden Erfolg sind allerdings die Papierarchive in der Zentrale in Pulheim stetig gewachsen. Das ständige Rennen ins Archiv, um Dokumente zu suchen, kostete die Angestellten viel Zeit und viele Nerven. Die Mitarbeiter waren damals mehr mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt statt mit ihren eigentlichen Kernaufgaben. – Von Entspannung keine Spur.

Der Weg zu produktiven Mitarbeitern

Um den Service am Kunden hoch zu halten und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, Lieferanten und Partner zu gewährleisten, entschloss SUNPOINT ein Dokumenten-Management-System (DMS) einzuführen. Nach einer intensiven Evaluierungsphase von DMS Lösungen entschied sich die SUNPOINT Holding für ELOprofessional. Die Software Lösung aus Stuttgart überzeugte durch ihre benutzerfreundliche Oberfläche, die Funktionsvielfalt und die Flexibilität des Systems.
Aufgrund der Umstellung auf das digitale Archiv konnten die laufenden Lager- bzw. Archivierungskosten bei der SUNPOINT Holding reduziert werden. Die Anfangsinvestitionen werden sich somit schnell amortisieren. Die sekundenschnelle Dokumentenrecherche steigert die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten gleichermaßen.

Individuelle Optimierung der Prozesse

Ein weiteres ausschlaggebendes Entscheidungskriterium für ELOprofessional war, dass die DMS Lösung terminalserverfähig ist. Ein wichtiger Punkt für die SUNPOINT Holding, denn in Pulheim greifen neben den internen Anwendern auch externe Mitarbeiter im Home Office über Microsoft Terminalserver auf die Anwendungsprogramme zu. Der nächste Schritt bei der Implementierung war die Anbindung von ELO an das Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystem Sage (ehemals SageKHK). Der ELO Business-Partner vor Ort passte die Schnittstelle dazu individuell an. Alle wichtigen in Sage erzeugten Dokumente werden jetzt ins TIFF-Format konvertiert, automatisch verschlagwortet und archiviert. Bei eingehenden Dokumenten wie Eingangsrechnungen oder Auftragsbestätigung wird mit dem „Späten Scannen“ gearbeitet.

Gibt ein Mitarbeiter Informationen aus einem Dokument ins Sage ein, werden über einen speziellen Barcode-Drucker entsprechende Barcode-Etiketten erzeugt. Diese kommen anschließend auf das jeweilige Dokument und werden dann direkt ins ELOprofessional eingescannt. Das ELO Barcode-Modul erkennt anhand der Barcodes die eingescannten Dokumente und übernimmt automatisch die vollständige Verschlagwortung und Archivierung in ELO.

Die Dokumente werden auf einem UDO-WORM Laufwerk (30 GB) revisionssicher archiviert. Das ELO Backup-Modul prüft dabei regelmäßig den Bestand der Dokumente und speichert gefundene, ungesicherte Dokumente inklusive der Verschlagwortungsdaten.

Sonnige Zeiten

Direkte Anfragen von Kunden und Lieferanten können jetzt sofort am Telefon beantwortet werden. Die gesteigerte Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter überträgt sich selbstredend auch auf die Kunden und Lieferanten.